La gestione delle scadenze nello studio ai tempi del Coronavirus

La gestione delle scadenze nello studio ai tempi del Coronavirus

Le vicende sanitarie che stanno interessando il nostro Paese in questi ultimi mesi hanno portato inevitabilmente a un cambiamento repentino a livello lavorativo. Quali sono le difficoltà degli studi commercialisti oggi? Come poter gestire il tempo in modo efficace?

La figura del commercialista durante il Covid-19

Il 21 febbraio 2020 rappresenta uno spartiacque in Italia tra quello che c’era prima dell’emergenza sanitaria e quello che stiamo vivendo in questo momento a livello lavorativo e sociale. Tanti meccanismi sono cambiati da quel fatidico giorno e a farne le spese, come sappiamo, è stato il lavoro di tutti.

I decreti emanati dal governo hanno previsto la chiusura di tantissime attività in via precauzionale; gli uffici sono stati chiusi ed è stato attivato lo smart working o telelavoro per tutti i dipendenti; sono stati limitati gli spostamenti dei singoli individui per le sole necessità. Tutto questo inevitabilmente ha portato in breve allo stallo dell’economia nazionale.

In questo contesto, se le aziende hanno subito un netto calo della produttività fino al loro stop, altre figure professionali hanno visto aumentare drasticamente il proprio lavoro. Tra queste, il commercialista, che diventa in questo contesto un punto di riferimento per le aziende.

In questa delicata fase della nostra economia, tra la ricerca della liquidità e soluzioni per salvare la propria attività, le aziende sono alla ricerca di risposte e, conseguentemente, di leader che possano aiutarli a uscire da questa crisi. Mai come prima, infatti, ascoltare i propri clienti diventa una prerogativa del commercialista che, sostenendoli, dovrà coniugare le sue due anime di consulente ed esperto contabile/finanziario.

La gestione del tempo nello studio commercialista

La continua pubblicazione di nuovi decreti da parte del Governo e l’incombenza delle scadenze fiscali fanno sì che il commercialista sia costretto a sostenere ritmi di lavoro sempre più serrati. In un contesto lavorativo così frenetico e, a volte, nevrotico, la gestione del tempo diventa fondamentale.

La gestione del tempo (o, in inglese, time management) è alla base di qualsiasi tipo di lavoro: uno studio commercialista lavora bene quando riesce ad avere pieno controllo dei lavori da portare a termine e delle loro tempistiche.

La pianificazione e la prioritizzazione delle attività

Non esiste gestione del tempo senza pianificazione. Pianificare le proprie attività significa acquisire consapevolezza di cosa va fatto, in quanto tempo va fatto e quante risorse impiegare per raggiungere i propri obiettivi. Da questa analisi scaturisce una to-do list di attività da ordinare in base alle loro priorità.

Ma come si stabiliscono le priorità? La matrice di Eisenhower può venire in aiuto per questo,secondo la quale le azioni da compiere sono classificabili in quattro gruppi o matrici:

  1. Importante e urgente: attività da fare nell’immediato, non delegabili
  2. Importante e non urgente: attività che non richiedono la nostra attenzione immediata, da pianificare in un secondo momento
  3. Urgente e non importante: attività che devono essere delegate nell’immediato
  4. Non importante e non urgente: tutte le attività che non sono da fare

Esaminiamo le prime due matrici. Le azioni urgenti e importanti (in Q1) sono quelle dettate da compiere nell’immediato, come telefonate, consegne di progetti in scadenza, ecc. Queste sono le attività da ridurre al minimo perché più tempo si passa su di esse, maggiore è la possibilità di commettere errori lavorando in uno stato di costante emergenza.

Lo stato ideale è rappresentato dal Q2, le azioni importanti e non urgenti. In questa matrice rientrano tutte le attività sul medio-lungo termine e, quindi, pianificate.

“Un buon piano messo in pratica subito è decisamente migliore di un piano perfetto che verrà avviato la prossima settimana.” (GEORGE SMITH PATTON)

Da qui ne consegue che uno studio commercialista che ha piena consapevolezza della propria pianificazione riesce a essere consapevole anche del suo valore e di quello che può offrire, delineando i suoi punti di forza e i margini di miglioramento.

Time management e smart working: un binomio possibile?

La nostra risposta è sì, è assolutamente possibile ottimizzare la gestione del tempo anche in smart working. Sebbene le distrazioni possano rappresentare un ostacolo maggiore quando si lavora da casa, la tecnologia è un valido aiuto per tenere sotto controllo tempistiche e scadenze.

Time management e redditività dello studio con Checkup Studio e Valore Studio

Se oggi il professionista è tenuto a rimanere continuamente aggiornato sia a livello tecnologico che normativo, noi, in qualità di partner digitale, abbiamo il compito di anticipare i cambiamenti e proporre soluzioni innovative e al passo con i tempi. Checkup Studio e Valore Studio rappresentano due validi software per aiutare lo studio commercialista con il time management.

Checkup Studio è uno strumento in grado di monitorare lo stato di attività dello studio. In un unico strumento è possibile:

  • Analizzare le attività in un periodo temporale personalizzato
  • Analizzare il tempo dedicato alle attività interne allo studio
  • Analizzare le ore di attività dedicate ai clienti
  • Rilevare presenze, permessi e malattie

Maggiori informazioni

Valore Studio è un potente strumento in grado di tenere sotto controllo non solo le attività dello studio commercialista, ma anche le pratiche, i budget, i nominativi, lo scadenzario e la fatturazione. In particolar modo, tramite l’agenda è possibile gestire gli impegni privati e a livello di gruppo, le scadenze pregresse e future e visualizzare lo stato dell’avanzamento dei lavori.

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La gestione delle risorse

Last but not least, è fondamentale ricordare che lo studio commercialista è composto da persone. Aspetto importante della gestione del tempo è sicuramente capire anche chi fa cosa per poter distribuire meglio i compiti e le scadenze. Un altro aspetto, però, che non deve passare per scontato è la comunicazione all’interno dello studio, specialmente in questo periodo di distanziamento sociale.

Usando una metafora, immaginiamo il commercialista come il capitano, dove la nave è il suo studio e i suoi collaboratori i marinai. La nave riuscirà a raggiungere l’isola (gli obiettivi) se il suo equipaggio rimarrà coeso per tutto il viaggio.

È così che, come un capitano, il commercialista deve mostrarsi leader del suo studio e cogliere le opportunità offerte dai tool per lo smart working per creare momenti di condivisione e inclusione per tutto il team. Organizzare videochiamate, mostrarsi empatico con i suoi collaboratori, mantenerli aggiornati e motivarli sono sicuramente degli ottimi modi per mantenere alta la produttività. D’altronde, un collaboratore che si sente coinvolto e partecipe è più felice e produttivo.

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